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5 Razões para abandonar o laudo em papel

Esses dias lá estava eu checando meu Instagram, por pura curiosidade procurei pela hashtag #fonoaudiologia e me espantei com a quantidade de fotos de fonos desenhando o audiograma com papel e caneta.

Admito que o papel tem suas vantagens e que talvez os aparelhos como tablets e celulares nunca vão chegar ao nível do clássico "risque-rabisque". Entretanto isso me assustou um pouco ao se tratar de algo tão essencial quanto o audiograma, uma das nossas maiores ferramentas de trabalho. Digo isso porque algo tão importante não poderia ser tratado como qualquer "papel-de-pão" que pode ser rasurado ou jogado fora, estamos falando do resultado de 5 a 30 minutos do nosso trabalho. Algo que representa o bem-estar da audição de um paciente.

Decidi então apresentar alguns pontos negativos (se tratando de gestão de exames) de utilizar apenas laudos em papel e gostaria da opinião do leitor./p>

1 - Diminuição de Custos

Falando de atendimento ocupacional, vamos supor que você conquistou um novo cliente. Esse é um cliente importante, uma empresa de grande porte ou que precisa acompanhar um número considerável de funcionários. Normalmente vejo fonos que se preocupam com qualidade e compram aqueles blocos com o audiograma formatado por alguma gráfica, colocam tudo formatado como o cliente deseja e deixam tudo pronto para as quinhentas audiometrias necessárias. Porém no dia seguinte o cliente decide acrescentar algum item que eles esqueceram ou decidem remover alguma informação que já foi impressa.

E a dor de cabeça foi implantada, é preciso imprimir tudo novamente com as novas exigências do cliente.

Infelizmente o papel não é tão dinâmico quanto um dispositivo eletrônico, não dá para fazer com o papel o conhecido "ajuste fino". Uma vez impresso está lá para todo sempre.

Isso vale para fonos com pouco volume de audiometrias também! Até porque, vivemos um momento complicado do país, estamos passando por uma crise econômica. Nesse momento, todo centavo que conseguimos economizar é bem-vindo e se faz necessário. Precisamos remover todos os pontos de desperdício para garantir nossa renda.

2 – Falhas

Errar é humano, registrar essa falha no papel é mais comum do que você imagina. Segundo o Centro de Investigação e Prevenção de Acidentes Aeronáuticos (Cenipa), o "fator humano" é responsável por 15 das 23 causas que contribuíram para 95% dos acidentes aéreos registrados no Brasil nos últimos 10 anos. Vamos supor que você preencha todos os dados do atendimento no papel então você preenche 30db ao invés de 25db ou rasura seu audiograma, lá se vai todo esforço para registrar seu trabalho.

Os softwares ganham disparado no quesito "prevenção de erros", podemos configurar facilmente qualquer validação de dados mesmo em uma simples planilha do Excel. Utilizar um software diminui drasticamente o índice de erros e consequentemente nosso retrabalho.

Geralmente os desenvolvedores de softwares tem a preocupação de se enquadrar em normas técnicas e configuram previamente as validações necessárias que as normas exigem. Programas de emissão de nota fiscal por exemplo. Nós sabemos como a legislação fiscal no Brasil é complexa e burocrática. Estar em conformidade com a legislação é um verdadeiro desafio, ainda mais quando de repente alguma regra muda, é uma verdadeira dor de cabeça.

3 - Armazenamento seguro

Muitas empresas, guardam a documentação em arquivos físicos, CDs, ou utilizam outros artifícios. Mas levando em conta a importância do armazenamento destes dados, estes métodos são muito frágeis e com segurança insuficiente. A preocupação aumenta mais ainda porque por lei, histórico clinico deve ser armazenado por no mínimo 20 anos. (PORTARIA N.º 24, DE 29 DE DEZEMBRO DE 1994 - Item 7.4.5)

Conservar seus arquivos é um ato indispensável. Eles são o produto necessário do funcionamento de toda sociedade organizada. Quanto mais uma sociedade se desenvolve, mais as atividades humanas são numerosas, diversificadas e interdependentes. Quanto mais documentos são usados para que os homens registrem seus atos assegurem a sua continuidade e estabeleçam relacionamentos duráveis entre si, mais eles produzem e conservam arquivos. [...] O acúmulo de relações cada vez mais densas e amplas aumenta de forma exponencial as necessidades e usos de documentos precisos para agir, negociar e viver. Os arquivos aumentam proporcionalmente a isso.

(DELMAS, Bruno – Arquivos para quê? 2010. p. 19-20).

Hoje, soluções em nuvem são a melhor opção para armazenar de forma segura os arquivos que achamos importantes. Talvez você não perceba, mas muita coisa passa pela nuvem, pense no seu celular, fotos, vídeos, agenda, informações pessoais. Todas essas informações tem uma espécie de "backup de segurança" na internet. Caso você perca o celular ou ele tenha algum problema mecânico, você não perde os dados. Isso é fantástico!

Me surpreendo com a quantidade de empresas que não tratam os dados dos pacientes com o mesmo cuidado. Digo isso devido aos riscos e problemas causados pela perda dessas informações.

4 - Aumento de produtividade

Temos presenciado como a tecnologia vem aumentando a produtividade humana, pense um pouco a respeito. Quando marcamos algum compromisso na agenda do celular, ele nos relembra desse compromisso quando necessário, como ficou mais fácil controlar nossos gastos quando usamos ferramentas que nos auxiliam a registrar informações e mostram o quanto estamos gastando (planilhas Excel, softwares de controle financeiro).

Imagine que nesse mesmo cenário precisamos mostrar para o marido em casa o quanto ele já gastou com produtos para o carro, e que isso está interferindo no controle de gastos mensais. Esfregue um relatório na cara dele!

A evolução da sociedade está diretamente ligada ao aumento da produtividade humana. Você já se perguntou como surgiram ações humanas como a arte, a ciência e a cultura? Jared Diamond, em sua obra "Armas, Germes e Aço" associa a evolução dessas áreas ao surgimento da agricultura. Quando mudamos o habito de coletores e caçadores para o de criadores (agricultores) aumentamos a produção de comida e ganhamos algo muito precioso. Tempo livre!

Tempo livre para pensarmos, dedicar nosso talento ao que realmente importa, melhoria constante. Deixar o trabalho repetitivo para maquinas e fazer o que somente nós conseguimos; "Raciocinar".

Também temos alguns bons exemplos se tratando de audiometria, temos algumas opções de softwares que conversam diretamente com o aparelho, seja um audiômetro, imitanciômetro ou outros instrumentos. Essa comunicação permite nos preocuparmos com o exame e com o bom atendimento.

Vamos supor que você está reunindo os exames para dar início ao PCA do seu cliente. Se os laudos estiverem em papel, é uma verdadeira tristeza, por mais organizado que seja seu trabalho, o papel nunca será tão rápido quanto um software. Lembro de como eram meus trabalhos da escola antes do Google por exemplo; eu precisava consultar na biblioteca da cidade ou consultava a enciclopédia do meu pai, pesquisar o assunto e copiar A MÃO os conteúdos relevantes. Hoje temos fácil acesso a praticamente qualquer conteúdo da internet em cerca de 5 segundos, tudo está conectado, é muito mais simples extrair informações de valor.

Digamos que seu cliente lhe peça todas as audiometrias dos últimos dois anos, de todos os funcionários com mais de cinco anos de empresa do setor de funilaria, quanto tempo você levaria para encontra-los? Para o software é uma tarefa simples de filtro. Encontrar e organizar informações relevantes é a função primária dos softwares.

5 - Não perca nenhum valor

O uso de software pode te trazer benefícios financeiros. Analisar possíveis oportunidades de ganho é uma das funções de um software de qualidade. Um bom exemplo; você percebe que um determinado setor do seu cliente (falando da parte ocupacional novamente) se tornou um setor de risco auditivo. Esse setor tem 200 funcionários, são pelo menos 200 audiometrias necessárias, sem contar os “retestes” caso alguma perda seja detectada. Por razões diversas, somente parte dessas audiometrias foram feitas. Um software poderia apontar falhas na agenda, alertar funcionários faltantes et Cetera.

A implantação do PCA é um processo delicado com ações de conscientização, pesquisa e coleta de informações a respeito do ambiente de trabalho e acompanhamento da saúde auditiva dos envolvidos a médio e longo prazo. Um software pode reunir toda essa informação de forma dinâmica e objetiva, criar dados estatísticos, identificar grupos de risco. Apresentar soluções práticas torna-se muito mais simples.

Outra vantagem é quando surge a necessidade de "prestar contas", passar por alguma auditoria. Se as informações estão reunidas de forma organizada, o processo torna-se muito menos "traumático". Quem gosta de cinema já deve ter ouvido falar no filme "Mais estranho que a ficção". O filme conta uma história onde Will Ferrell interpreta um auditor da receita federal que precisa investigar se uma cafeteria está subornando impostos. Para mim o ponto mais desesperador do filme é o momento onde ele pede a proprietária o registro dos últimos três anos de atividade e ela apresenta os arquivos em uma enorme caixa com um emaranhado de papeis.

"O que é isso?"
"Meus arquivos! "
"O que? "
"Meus arquivos em texto "
"Você guarda seus registros assim? "
"Não! Na verdade, eu sou bem organizada, só coloquei eles ai para ferrar você! "

Acredito que os softwares estão aí para nos ajudar e não para roubar nosso lugar no mundo como vemos nos filmes de hollywood. A realidade é bem mais amigável, estamos sendo testemunhas da revolução dos serviços, onde quase tudo está disponível nas nossas mãos. Se queremos nos destacar neste mercado em crise, precisamos oferecer cada vez mais valor, com cada vez menos material. Estamos na era da internet das coisas, onde a rede conecta as ideias do mundo todo.

Sim, abuse do papel, mas que ele seja para arte, para os rabiscos e ideias rápidas. Para seu tão suado trabalho é melhor deixa-lo de lado.

Quer mais alguns motivos para abandonar o papel? Confira essa matéria sobre a falta de uso de software nas pequenas empresas da Flavia Fonseca da Silva, professora na Fundação Instituto de Administração (FIA).